Was war der Ausschlag für ein neues Arbeitsplatzkonzept?

Markus Mutti, Visana: Die Coronapandemie hat uns die Möglichkeit geboten unsere Arbeitsmodelle neu zu gestalten und diese schwierige Zeit als Chance zu nutzen. Wir wollten unseren Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, auch nach der Pandemie von zu Hause aus zu arbeiten.

Dieser Schritt hat uns veranlasst unser Büroflächenmanagement grundlegend zu überdenken, um leere Büros aus wirtschaftlichen Gründen zu vermeiden.

Dafür haben wir einen Standort in Bern aufgelöst und diese Mitarbeitende in den Hauptsitz integriert. Unsere Büroräumlichkeiten waren zudem in die Jahre gekommen, weshalb wir die Renovierung als notwendigen Schritt zur Werterhaltung unserer Liegenschaften betrachteten.

Welche Anforderungen wurden seitens Visana an das neue Arbeitsplatzkonzept gestellt?

Markus Mutti, Visana: Wir führten mit dem Umbau Shared-Desk ein. Aus diesem Grund hatten wir grosse Anforderungen an die optimale Raumflächennutzung. Wir wollten, dass sich unsere Mitarbeitenden wohl fühlen und genügend Platz haben. Deshalb hatten wir insbesondere in die Themen Raumakustik und Raumklima hohe Anforderungen. Es war uns ebenfalls wichtig, dass wir eine offene Architektur umsetzen und das Tageslicht die neuen Büros durchflutet.

Zudem sollten die neuen Büros das ermöglichen, was im Homeoffice nicht geht. Anstelle von vielen Einzelbüros haben wir auf Räume gesetzt, in denen die Mitarbeitenden miteinander arbeiten können. So entstanden viel mehr Sitzungszimmer und Workshopräume als früher.

Wie hat Visana die 900 Mitarbeitenden auf diesem Veränderungsprozess miteinbezogen?

Markus Mutti, Visana: Wir haben von Anfang an die Mitarbeitenden in den Prozess miteinbezogen und bereits früh viele Kolleginnen und Kollegen ins Projektteam integriert. Zudem haben wir ein grosses Augenmerk auf den Changeprozess gelegt. Wir haben regelmässig via Videobotschaft informiert und online Informationsveranstaltungen durchgeführt, welche für alle Mitarbeitenden offen waren.

Was waren die Herausforderungen bei der Umsetzung des neuen Konzeptes Visana intern? Und was die Herausforderungen für RAUMUNDDESIGN?

Markus Mutti, Visana: Wir hatten diverse Herausforderungen im Projekt. Doch diese waren alle sehr überschaubar. Unsere Mitarbeitenden hatten wenig Probleme, dass wir Shared-Desk eingeführt haben. Eine grosse Herausforderung war sicherlich, dass unsere Mitarbeitenden auch nach der Coronapandemie noch oft im Homeoffice arbeiten mussten, da wir vor Ort wegen dem Umbau nur eine begrenzte Anzahl von Arbeitsplätzen zur Verfügung hatten.

Adrian Bieri, RAUMUNDDESIGN: Die grösste Herausforderung war sicher, auf den bestehenden Gebäudegrundrissflächen ein zeitgemässes Arbeitsplatzkonezpt für 900 Mitarbeitende zu entwickeln. Neue Organisationsstrukturen sind auf das Gebäude/Fläche umgesetzt worden, so dass Synergien genutzt werden konnten. Dies alles forderte sehr grosse bauliche Massnahmen. Schlussendlich wurde das gesamte Gebäude komplett saniert (statische Sicherung etc.) und die ganze Haustechnik erneuert.

Was braucht es, um ein solches Projekt in diesem Zeitraum (drei Jahre), davon ein Jahr Umbau, durchzuführen?

Adrian Bieri, RAUMUNDDESIGN: Das gesamte Planungsteam musste stets flexibel und im ständigen Austausch sein. Einen starken Projektleiter seitens Visana war wichtig für einen guten und effizienten Ablauf. Ich bedanke mich ganz herzlich bei allen Projektleitenden im Projektteam für die sehr gute und konstruktive Zusammenarbeit während den letzten drei Jahren. Einen speziellen Dank gebührt Markus Mutti!

Wie sind die ersten Rückmeldungen der Mitarbeitenden?

Markus Mutti, Visana: Die Mitarbeitenden sind von den neuen Räumlichkeiten begeistert. Die Farben und Formen haben von Anfang an überzeugt. Da wir erst Ende Juni 2023 eingezogen sind, werden wir erst in den nächsten Wochen sehen wie sich das Konzept bewähren wird. Wir sind jedoch stark davon überzeugt, dass das neue Konzept ein grosser Erfolg sein wird!

Wir haben in den letzten Monaten festgestellt, dass unsere Mitarbeitenden es sehr schätzen, wenn sie ihren Arbeitsort flexibel wählen können. Zudem spüren wir, dass die Mitarbeitenden auch wieder gerne vor Ort arbeiten, um sich mit Kolleginnen und Kollegen auszutauschen.

Herzlichen Dank an Markus Mutti und Adrian Bieri für die Beantwortung der Fragen. Das Projekt werden wir Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt auf diversen Kanälen vorstellen. Gespannt? Sie hören bald von uns!