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Warum ist eine strategische Büroraumplanung so wichtig?

Die Arbeitswelt 4.0 befindet sich in einem rasanten Wandel und ist vor allem durch die Digitalisierung geprägt. Mitarbeitende können und wollen zeit- und ortsunabhängig arbeiten, die gesamte Wirtschaft ist global miteinander vernetzt und muss räumlich und technisch flexibel sein. Bei der strategischen Büroraumplanung einer Unternehmung oder einer Verwaltung beziehen wir die drei Dimensionen (People / Place / Technology) in ein New Work-Konzept ein, das genau auf die jeweilige Unternehmung/Verwaltung abgestimmt ist.

 

Kundenspezifisch angepasste Raumplanung für Büroräume

Der Kanton Zug plant neue Büroräume mit rund 250 Arbeitsplätzen (Bezug 2029). Eine strategische Büroraumplanung ist für das Hochbauamt des Kantons Zug eine wesentliche Voraussetzung für eine erfolgreiche, zeitgemässe, flexible und leistungsfähige Verwaltung. RAUMUNDDESIGN begleitet und beratet die Verwaltung in der strategischen Büroraumplanung.

Wir arbeiten eng mit Patrick Rubach, Projektleiter Hochbauamt Kanton Zug, zusammen und wollen von ihm mehr über die internen Herausforderungen und Ziele der strategischen Büroraumplanung wissen.

 

Herr Rubach, was sind Ihre Aufgaben im Hochbauamt des Kantons Zug?

Ich bin Portfoliomanager beim Hochbauamt Zug. In dieser Funktion bin ich Projektleiter des grössten Verwaltungsbaus, der aktuell für den Kanton Zug geplant wird. Zusammen mit den Zugerland Verkehrsbetrieben realisiert der Kanton Zug ein neues Gebäude für den Rettungsdienst Zug und kantonale Ämter mit rund 250 Arbeitsplätzen.

 

Obwohl der Bezug erst 2029 ist, haben Sie sich bereits heute für einen externen Büroplaner entschieden.

Was waren die Gründe, die Büroraumplanung so früh zu starten?

Die Anforderungen an die Büroarbeitsplätze verändern sich stark, auch in einer Verwaltung. Die Aufgaben werden komplexer und vielfältiger. Die Arbeitsabläufe digitaler und professioneller. Analoge und virtuelle Prozesse verschmelzen, Prozesse lösen sich von Zeit und Raum. Dies hat einen grossen Einfluss auf die Art, wie wir arbeiten, und damit auch auf die Gestaltung der Büros. Es braucht also eine neue Unternehmenskultur und auch neue Bürokonzepte.

Wir haben uns daher mit den Ämtern zusammengesetzt und mit ihnen ein gemeinsames Verständnis zum Arbeitsplatz der Zukunft entwickelt. RAUMUNDDESIGN hat uns dabei unterstützt. Die Grundsätze die aus diesem Prozess entstanden, wurden anschliessend von der Regierung beschlossen.

Da Planung und Realisation grösserer Projekte viel Zeit in Anspruch nehmen, mussten wir frühzeitig die Weichen stellen und mit der Büroraumplanung starten. So bleibt auch noch genügend Zeit für das Change-Management.

 

Vorteile einer professionellen Raumplanung

Was gab den Ausschlag, einen externen Büroraumplaner zu berücksichtigen?

Wie erwähnt erfordert die neue Arbeitswelt andere, grundsätzlich offenere Bürostrukturen. Die neuen Büros sind lebendiger, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beruflich relevante Informationen besser voneinander erfahren. Sie können sich besser austauschen und vernetzen. Aber viele Informationen, die im Büro täglich geteilt werden, sind nicht beruflich relevant, sondern störend. Sie lenken ab und provozieren. So verwandeln sich die erhofften Vorteile des Büros schnell in Nachteile.

Das optimale Büro muss daher einen Spagat meistern. Es muss die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter genügend abschirmen, damit sie nicht durch irrelevante Informationen und Eindrücke gestört werden. Das Büro soll aber gleichzeitig genügend offen sein, damit sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einfach und unkompliziert über relevante Themen austauschen und vernetzen können.

Die Büroraumplanung ist daher zu einer anspruchsvollen Fachplanung geworden. Es ist notwendig, dass sich die Büroraumplaner intensiv mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und der Unternehmenskultur auseinandersetzen und hier das richtige Rezept zwischen Offenheit und Geschlossenheit finden. Das Hochbauamt hat sich frühzeitig entschieden, externes Fachwissen und Erfahrungen zu diesem Thema einzuholen.

 

Der Kanton Zug hat eine Ausschreibung für den Büroraumplaner gemacht: Was waren die Entscheidungskriterien?

RAUMUNDDESIGN hatte sehr gute Referenzen, vor allem auch mit Projekten in der öffentlichen Verwaltung. Die Mischung von theoretischem Wissen und praktischer Erfahrung sowie auch die ruhige und unaufgeregte Art der Schlüsselpersonen hat uns überzeugt.

 

Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine strategische Büroraumplanung aus Ihrer Sicht?

Man kann gar nicht früh genug damit beginnen. Viele Grundsätze der Büroraumplanung sollten bereits im Wettbewerbsprogramm vorgegeben werden. Damit dies möglich ist, braucht die Bauherrschaft also bereits frühzeitig ein Büroraumkonzept. Hat sie das nicht, sollte dies in der Studienphase erarbeitet werden.

 

Nebst der Büroraumplanung (Place) sind die Bereiche Unternehmenskultur (People) und Technik (Technology) stark voneinander abhängig – wie gelingt eine erfolgreiche Verknüpfung dieser drei wichtigen Bereiche?

Indem man alle Stakeholder sehr früh für die Büroraumplanung sensibilisiert und einbezieht. Bei uns werden die drei Bereiche von verschiedenen Abteilungen abgedeckt. Um die Technologie kümmert sich die Informatikabteilung und um die Menschen kümmert sich das HR. Alle Faktoren beeinflussen sich gegenseitig und es müssen alle in die gleiche Richtung arbeiten. Dies damit am Schluss eine konsensfähige Lösung und ein echter Mehrwert für die Unternehmung und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entsteht. Das braucht Zeit und einen ständigen Abgleich.

 

Wo sehen Sie die kritischen Punkte in der Planung und Umsetzung?

Es arbeiten viele verschiedene Ämter mit unterschiedlichsten Aufgaben, Bedürfnissen und Kunden in der kantonalen Verwaltung. Diese arbeiteten alle recht autonom und separiert. Zudem gibt es teilweise erhebliche Unterschiede beim Digitalisierungsgrad und bei den Vorstellungen, wie sich die Arbeitswelt entwickelt und auch wie sie sich entwickeln soll. Hier alle Beteiligten auf einen gemeinsamen und gleichwertigen Nenner zu bringen, ist eine nicht ganz leichte Aufgabe.

Zudem ist Büroraumplanung eine sehr emotionale Geschichte. Es geht um das persönliche Umfeld der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, der Arbeitsplatz wird auch als Zeichen der Wertschätzung wahrgenommen. Veränderungen in den Büros führen daher sehr oft zu kritischen Fragen. Mit diesen Fragen muss sich die Büroraumplanung, wie auch die Bauherrschaft, intensiv befassen und sie müssen gute Antworten geben können. Es lohnt sich, in diesen Prozess der Unsicherheit, genügend Zeit zu investieren. Unberechtigten Bedenken muss mit Überzeugungsarbeit begegnet werden und bei berechtigten Bedenken müssen die Pläne allenfalls nochmals optimiert werden.

 

Wir danken Patrick Rubach herzlich für die interessanten Aussagen und die sehr angenehme Zusammenarbeit. Eine frühzeitige strategische Büroraumplanung mit dem Einbezug der drei Dimensionen (Mensch, Raum und Technik) ist für ein erfolgreiches Resultat unumgänglich. Ganz wichtig ist auch, dass man die Mitarbeitenden frühzeitig einbezieht - denn sie sind der Garant für erfolgreiche Unternehmen oder Verwaltungen!